أشياء يجب إتباعها قبل إرسال رسالة نصية عبر الهاتف

كشف مستشار الإتيكيت، جودي سميث، عن بعض القواعد يجب اتباعها عند إرسال الرسائل النصية عبر الهاتف، وهي كالتالي:

أولًا: يجب أن تكون رسالتك قصيرة ، أي مكونة من جملتين أو ثلاثة فقط، هكذا يقول جودي سميث، فمعظم الهواتف يكون بها عداد أحرف في المربع نفسه الذي تكتبين فيه الرسالة النصية، وتظهر الاحرف 1 160، هذا يعني إذا زاد نصك عن 160 حرف فقد تبعثين أكثر من رسالة، فإذا اعتقدتي أن رسالتك ستطول فمن الأصح أن تبعثي رسالة إلكترونية أو إجراء مكالمة تليفونية .

ثانياً : لا تستمري بالمراسلة حتى تحصلين على رد
لأنه لا يمكنك الجزم بأن رسالتك النصية قد وصلت للشخص المراد مراسلته، وقرأها، ولأن الرسائل النصية المستمرة للتحقق مما إن تلقى أحد أصدقائك رسالتك، أمر سئ.

ثالثاً : راسلي للتأكيد على المشاريع
قد تلتقين مع أصدقاء للقيام بعشاء عمل، فإذا قمتم بالاتفاق عبر البريد الإلكتروني أو حتى عبر الهاتف، فرسالة صغير قصيرة للتأكيد على الميعاد تعد أمرًا جيدًا، فهي تشكل محادثة سريعة للتأكيد على المقابلة .

رابعاً : استخدمي قواعد اللغة الصحيحة
أي عليكي أن تحرصي على استخدامك لعلامات الترقيم من الفواصل وعلامات الاستفهام لتوصيل الفكرة، ولكي تكون رسالتك منسقة جدًا، ولكي تكون القراءة أسهل على المتلقي .

خامسًا : لا تُكثري من المرفقات
الرسائل النصية المرفقة بأكثر من رابط ليست محبذة ، لأن إرسال ملفات كبيرة عبر النص يمنع المتلقي من تلقي الرسائل وغيرها من الملفات، وحل تلك المشكلة، أرسلي الصور عبر البريد الإلكتروني .

سادسًا : اختيار الوقت المناسب
يجب عليكي أن تختاري الوقت المناسب الذي تقومين فيه بمراسلة أصدقائك، فلا تراسيلنهم سواء كنتي في اجتماع رسمي أو غير رسمي لأن هذا يؤدي إلى تشتيت الانتباه، وإذا كنت تعلمين أن الشخص الآخر مشغول كثيرًا لالتقاط الهاتف، فمن الجيد أن تقومي بإرساله رسالة نصية .

سابعاً : لا تنهي العلاقات في رسالة نصية
فهى طريقة هجومية شائعة، مهما تعددت الأسباب التي تمنعك من إنهاء العلاقة وجهًا لوجه، اعلمي جيدًا أن اعتماد المراسلة النصية لإنهاء أي علاقة، هو تصرف سئ، أيضًا لا يمكنك إنهاء علاقتك بموظفيك، زبائنك ومورديك برسالة نصية .

قد يهمك أيضا:

تعرف علي اتيكيت التعامل مع مواقع التواصل الاجتماعي

البنوك السعودية تستعين بتكنولوجيا الاتصالات والرسالة النصية لتوعية العملاء